今も働いてるからなかなか面接の日程候補日が提出できないよ…。
印象がわるくなると困るなぁ…。
日程調整も「選考」の大事な過程だよ。
損をしないように調整の進め方の工夫を知っておこうね。
この記事を読んで欲しい人
企業に採用してもらうには、採用面接を受ける必要があります。そして、採用面接を受けるためには、面接の日程調整を行う必要があります。意外と、この日程調整の進め方に悩む人は多いのではないでしょうか？この記事では、企業が候補者と面接の日程調整を行う際に普段どのようなことを考えているのか、また、候補者にはどんな風に対応してほしいと期待しているのかを、長年の転職エージェントの経験からお伝えしていきます。
- 何気なく行っている日程調整、どう進めればよいのか興味がある
- 現職が忙しく、なかなか日程候補日を提出できずに困っている
- 企業との面接日程調整が上手くできず困っている
上記のような読者の方へ参考となれば嬉しいです。
そもそも日程調整ってどう行われているの？
面接官と採用担当が分業されている場合が多く、一般的には、まず採用担当者が候補者側に面接可能日時を幅広くヒアリングし、その後で面接官と調整するという流れになります。ただし、面接官が多忙であり、面接に時間を割くことが困難な場合は、先に面接官の予定をおさえておき、その時間帯を候補者の方へ提示して調整してもらうという進め方になります。したがって、ピンポイントで日程の提示が企業側からきた場合は、面接官の予定が詰まっており、調整がしづらい可能性が高いです。候補日時については出し惜しみせず、可能な限り幅広く提出する方が良いでしょう。
また、大前提ですが企業から日程調整の依頼がきた際は、すぐに日程の返信を返すようにしてください。日程調整の返信の速さ＝志望度の高さとして伝わっていますし、他のライバル候補者に面接枠を先に奪取されてしまう可能性もあるからです。
どうしても日程候補日が提出できない場合は？
日程の都合が合わないからといって、返信を放置するのは一番良くない対応です。以下より、実際に面接が調整しづらい場合の対応策についてまとめましたので、参考にしてみてくださいね。
対応1：返信できる情報だけでも返信（全員必須）
①返信ができない状況とその理由、②いつ頃に連絡ができそうか、③候補日帯としてはいつ頃を目安に考えているかの3点だけでも連絡するようにしましょう。志望度が高いのであれば、その旨も添えて返信すると尚良いと思います。こちら側の背景事情や、お返しできる目安が伝わるだけでも採用担当の助けになりますし、配慮ができる印象を残すことができます。一方、他候補者も選考が進んでおり、企業としては待てない状況であるケースもあります。その際には、以下にあげる工夫を取り入れて候補日捻出をしてみていただくことをお勧めいたします。
対応2：就業後、お昼（12時頃）など、日中以外の時間帯を打診してみる
19時開始の面接を受け入れてくれる企業はわりと多いです。特に、IT系業界やベンチャーなどは比較的柔軟性が高い傾向にあります。日中どうしても現職の業務で抜けられない場合は、一度打診をしてみましょう。20時開始の面接も中には受け入れてくれる企業がありますが、21時開始は聞いたことがほとんどありません。遅くとも20時開始までにとどめておきましょう。また、同様にお昼ごろや就業前の時間帯の打診も有効になります。なお、9時開始以前の面接は調整できる確率が低いため、早くても開始は9時開始と認識しておくと良いです。
対応3：Web面接で実施してもらう
もし、対面での依頼できており、移動時間含めると参加ができないという状況であれば、Webで面接してくれる可能性があるかどうか聞いてみるのも手です。対面で案内が来ている場合、人柄を知りたいという目的が強く実際に会ってみて選考判断したいという狙いがありますが、意外と選考フェーズ（1次か最終か）によってはWeb面接を受け入れてくれる場合もあります。最終面接は役員以上なので、対面が必須だけど、1次は人事で必要最低限の人柄や志望度の確認なので、Web面接でも構わないといってくれる企業が多い印象です。
対応4：面接時間を短縮してもらう
「1時間半は参加できないけど1時間なら…」「1時間は参加できないけど、45分なら…」など、もし少しだけ短縮することで調整ができそうであれば、その状況を連絡して打診するのもありです。ただし、この打診も最終面接以前の選考フェーズでないと、通らない可能性が高いです。
対応5：有休を取得する
最終手段になりますが、どうしても調整がつかない場合は有休をとり1日面接Dayとして、同日複数企業と面接ができるように日程調整を進めましょう。メリハリがついて、面接に集中できパフォーマンスも上がるかもしれません。
企業とのコミュニケーションを自分で断絶しないこと
こちらから打診をすると図々しい候補者だと思われるのではないだろうか…と不安になる方もいるかもしれませんが、遠慮は不要・配慮は必要です。事情を誠実に伝えて、対応可能な範囲で妥協案を提出することができれば、採用担当者も事情をくみ取って社内で調整に向けて動いてくれます。もちろん、すべての調整が上手く進むわけではありませんが、何も返信をせずに放置をするよりも、良い結果を生むとおもいます。
なお、ほとんどの企業は自社に応募した候補者のデータを保有していることが多いので、音信不通になりその後辞退と判定された後、数年後に応募した時に「あの時に連絡くれなかった人だ・・！」と思い出されてしまうことが稀にあります。また、エージェント経由で応募した場合でも、過去データはエージェント内でも蓄積されていることも多いので、「この候補者は音信不通で辞退する人だからあまり企業にご紹介したくないなぁ…」と思われてしまう可能性も稀にあります。調整がどうしてもできない場合は、正式に「辞退したい」の意志を伝えて白黒自分からつけた方が良いでしょう。
改めてですが、日程調整も大事な選考の過程です。なおざりにせず、工夫して上手く調整していきましょう。そして、困った際は、困ってることを自分一人で抱え込まずに関係する人に共有しましょうね！
コメント